Principales problemas de las instituciones educativas y cómo los solucionamos con SmartEd
Morosidad y Problemas con la Facturación
Solución
Facturación automática: Smarted emite las facturas automáticamente, sin intervención manual, ahorrando tiempo y reduciendo errores.
Portal de pagos para familias: Las familias pueden consultar su estado de cuenta, ver sus facturas y realizar pagos de forma autogestionada en tiempo real.
Cálculo automático de intereses y descuentos: El sistema calcula automáticamente los intereses por pagos tardíos y los descuentos por becas o hermanos.
Problema
Las familias a menudo se olvidan de pagar las cuotas porque no tienen un sistema simple y accesible para ver sus facturas. Además, si hay pagos tardíos, se complica cobrar los intereses o gestionar los descuentos.
Pérdida de Inscripciones por Falta de Seguimiento
Problema
Cuando los interesados en inscribirse no reciben respuestas rápidas o claras, muchos se pierden entre llamadas, correos y formularios. Esto provoca que la mayoría de las familias se decidan por otros colegios, porque no hay un seguimiento adecuado o una comunicación clara.
Solución
Automatización de inscripciones: Smarted automatiza todo el proceso de inscripciones, permitiendo un seguimiento constante de cada familia interesada hasta convertirla en estudiante.
Campañas de marketing: Facilita la creación de campañas personalizadas para captar más estudiantes potenciales y diferenciar la institución frente a la competencia.
Dificultades para gestionar el reclutamiento y las Ausencias de Docentes
Solución
Gestión de ausencias y tardanzas: El sistema permite registrar las ausencias de los docentes y gestionar rápidamente el reemplazo, ya sea por docentes internos o externos.
Alerta de ausencias y reemplazos: Al faltar un docente, se activa una alerta automática para que el equipo de administración gestione el reemplazo al instante.
Problema
Cuando un docente falta, es difícil conseguir un reemplazo rápidamente. A veces nadie contesta o no hay un registro claro de posibles sustitutos, lo que genera incertidumbre y caos en las clases del día.
Desorganización en el Inventario de Recursos
Solución
Control de inventarios actualizado: Smarted lleva un registro detallado de todos los recursos del colegio, desde equipos hasta materiales de aula.
Alertas de inventario bajo: El sistema notifica cuando los recursos están por agotarse, evitando compras innecesarias y asegurando que siempre haya lo necesario.
Problema
Cuando se necesita un equipo o material para una clase, no se sabe si está disponible o dónde encontrarlo. A menudo se terminan haciendo compras innecesarias porque el inventario no está claro.
Falta de Centralización en las Consultas y Reclamos
Solución
Mesa de ayuda centralizada: Las consultas y reclamos se centralizan en un solo lugar, lo que permite asignar y hacer un seguimiento rápido de cada solicitud.
Informes de tiempos de respuesta y satisfacción: El sistema mide cómo y cuándo se responden las consultas, garantizando que ninguna quede sin respuesta.
Problema
Las familias a menudo envían correos, llaman o dejan mensajes en redes sociales, y nunca se sabe con certeza si la consulta fue resuelta o a quién se le asignó. Esto genera frustración y hace que el servicio al cliente sea deficiente.
Falta de Herramientas para Medir la Satisfacción de las Familias
Solución
Encuestas de satisfacción automatizadas: El sistema permite realizar encuestas periódicas a las familias y estudiantes para medir su satisfacción.
Análisis de motivos de salida de estudiantes: Smarted analiza las razones por las que los estudiantes dejan el colegio o se cambian a otro.
Problema
El colegio no tiene claro cómo están las familias con el servicio educativo que reciben. A veces, las familias se quejan, pero no se sabe qué cambiar ni qué áreas mejorar.